La hora que nadie usó no se recupera
La inasistencia a citas ambulatorias es alta y constante. Cada hora que un profesional no atiende es una hora que igual se paga, y el cupo que se perdió no vuelve a aparecer al final del mes.
AgencIA Salud · Agentes de IA para IPS, consultorios y clínicas
Llene su agenda, cobre por adelantado y haga volver a sus usuarios, 24/7
El agente de IA atiende su WhatsApp, agenda y cobra mientras su equipo atiende. El CRM se encarga de que ningún control se quede sin programar.
- Responde en segundos, a cualquier hora
- Cobra la cita antes de confirmarla
- Recupera usuarios que dejaron de asistir
Escríbale como si fuera un usuario suyo. El agente responde solo.
O
Odontología Nova
en línea
Buenas noches, ¿tienen cita de valoración de ortodoncia esta semana?
8:42 p. m.
Sí. La valoración de ortodoncia con el doctor Peña dura 40 minutos y cuesta $90.000. Tengo estos espacios: jueves 10:00 a. m., jueves 3:30 p. m. o viernes 9:00 a. m. ¿Cuál le sirve?
8:42 p. m.
El jueves a las 3:30
8:43 p. m.
Perfecto. Para apartarla le pido un anticipo de $40.000, que se descuenta del total. Aquí tiene el enlace seguro de pago 👇
8:43 p. m.
✅ Pago recibido. Su cita quedó confirmada para el jueves 14 a las 3:30 p. m. con el doctor Peña, sede Circunvalar. Le escribo un día antes para recordarle.
8:45 p. m.
Instituciones que ya atienden con AgencIA
- IPS Bienestar
- Odontología Nova
- Centro Médico del Café
- Imágenes Diagnósticas Risaralda
- Clínica Los Nogales
Hecho en Colombia por SFANDS
El costo de no responder
El problema, en plata
Tres fugas silenciosas que aparecen todos los meses en el estado de resultados de una institución que vive de la agenda.
El que escribe a las 8 p. m. no espera
Buena parte de las solicitudes de cita llegan fuera del horario administrativo. Quien no recibe respuesta esa misma noche termina agendando donde sí le contestaron.
El control que nadie programó
El usuario asistió, quedó conforme y se fue. Sin una invitación al siguiente control —la revisión de ortodoncia, el control anual, la próxima sesión de terapia— el regreso depende de que él se acuerde.
Puesta en marcha
En funcionamiento esta misma semana
Nosotros hacemos el montaje. Usted revisa y aprueba antes de que el agente hable con el primer usuario.
- 01
Conectamos su número de WhatsApp
Migramos el número que ya usa la institución, con su historial y sus contactos. No tiene que avisarle a nadie que cambió de línea.
- 02
Cargamos su portafolio
Servicios, especialidades, tarifas, duraciones, profesionales, sedes y horarios. El agente responde con la información suya, no con generalidades.
- 03
El agente atiende, agenda y cobra
Contesta en segundos, propone horarios reales, cobra el anticipo y confirma. Cuando algo se sale de su alcance, pasa la conversación a su equipo.
- 04
Usted mide todo en su panel
Citas agendadas, recaudo del día, inasistencia y controles cumplidos. Los números de la operación en una sola pantalla.
Ciclo de la cita
Del primer mensaje al control que sí se cumple
AgencIA Salud acompaña cada etapa del ciclo, sin que su equipo administrativo tenga que estar pendiente del celular.
01Captación
Atención inmediata, a cualquier hora
El agente responde en segundos, entiende preguntas de verdad y sostiene la conversación con el tono de su institución. Tarifas, servicios, duración, indicaciones previas y ubicación de cada sede.
- Responde texto y notas de voz
- Contesta domingos, festivos y madrugadas
- Registra a cada interesado en el CRM, aunque no agende ese día
02Agendamiento
Disponibilidad real, no promesas
El agente consulta la agenda por profesional, sede y tipo de servicio antes de ofrecer un horario. Propone opciones que sí existen y confirma dentro del mismo chat.
- Agenda por profesional, especialidad y sede
- Respeta duraciones, descansos y bloqueos
- Reprograma y cancela sin que nadie tenga que llamar
03Cobro
Quien paga, asiste
El anticipo o la cuota se cobra por PayU sin salir de WhatsApp. El usuario paga con tarjeta, PSE o Nequi y la cita queda confirmada sola cuando entra el pago.
- Anticipo, cuota o valor total: usted decide por servicio
- Confirmación automática al recibir el pago
- Recaudo del día visible en el panel
04Recordatorios
Menos inasistencia
Confirmación al agendar, recordatorio el día antes y aviso el mismo día, con las indicaciones previas cuando el servicio las exige: ayuno, documentos, hora de llegada. Si el usuario no puede, reprograma con un mensaje y el cupo se libera.
- Recordatorios configurables por tipo de servicio
- Indicaciones previas dentro del mismo aviso
- El cupo liberado se le ofrece a la lista de espera
05Controles
El siguiente control, programado a tiempo
Cada servicio tiene su ritmo: la revisión de ortodoncia cada 30 días, el control anual, la siguiente sesión del ciclo de terapias. El CRM lleva la cuenta y escribe en el momento justo.
- Ciclo de retorno propio por servicio
- Recuperación de usuarios que dejaron de asistir
- Mensajes a segmentos definidos, no envíos masivos a toda la base
06Panel y Sala de Control
Su operación en una pantalla
Citas, recaudo, inasistencia y controles cumplidos en tiempo real. Para las instituciones que quieren verlo en grande, la Sala de Control se proyecta en un televisor y muestra el pulso del día completo.
- Indicadores del día, la semana y el mes
- Desempeño por profesional, especialidad y sede
- Vista de televisor para la sala administrativa
Lo que cambia al medirlo
Cifras de productividad
Las referencias de industria están citadas. Los resultados de nuestros pilotos están marcados como tales.
< 2 min
Responder rápido multiplica la conversión
Los estudios clásicos de velocidad de respuesta comercial muestran que contactar en los primeros minutos aumenta varias veces la probabilidad de concretar frente a esperar horas.
TODO: citar fuente definitiva (Harvard Business Review, «The Short Life of Online Sales Leads», 2011) y validar la cifra exacta antes de publicar.
Piloto
Los recordatorios reducen la inasistencia
En las instituciones donde ya opera el agente, la confirmación previa y el recordatorio del día anterior bajan la cantidad de citas perdidas.
TODO: reemplazar por el porcentaje medido en piloto propio, con nombre de la institución y periodo.
Piloto
El cobro anticipado asegura la asistencia
La cita con anticipo pagado se cumple mucho más que la cita apartada de palabra. Es la palanca más directa contra el cupo perdido.
TODO: reemplazar por la diferencia medida entre citas con y sin anticipo en piloto propio.
Especializado en su sector
El agente habla el idioma de su institución
Mismo motor, vocabulario distinto. Estos son ejemplos de cómo abre una conversación en cada sector.
IPS y centros médicos
«Para medicina general en la sede Norte tengo mañana a las 7:40 a. m. ¿Se la aparto?»
Odontología
«La valoración de ortodoncia con el doctor Peña dura 40 minutos. ¿Le sirve el martes a las 4:00 p. m.?»
Medicina especializada
«La cita particular con la dermatóloga está en $180.000 y hay espacio el miércoles a las 9:20 a. m.»
Imágenes y laboratorio
«Para la ecografía abdominal debe venir en ayuno de 8 horas. ¿Le agendo el viernes a las 7:00 a. m.?»
Terapias y rehabilitación
«Le quedan 4 sesiones de fisioterapia. ¿Se las programo los martes y jueves a las 8:00 a. m.?»
Óptica y optometría
«El examen de optometría dura 30 minutos y hay cupo hoy a las 5:00 p. m. en la sede Centro.»
Confianza y datos
Lo clínico se queda donde debe estar
AgencIA Salud gestiona su agenda y su relación con los usuarios. No solicita ni almacena información de salud: la historia clínica y el diagnóstico se quedan entre el profesional y quien atiende, en el sistema donde ya viven.
Solo datos de agenda y contacto
Nombre, celular, documento, servicio, horario y pago. Nada más. El agente no pregunta por diagnósticos ni por antecedentes.
Ley 1581 de 2012
Tratamiento de datos personales conforme a la normativa colombiana, con autorización expresa del titular y finalidad declarada.
No reemplaza su sistema clínico
Convive con el software asistencial que ya usa. Puede exportar su base y su historial de conversaciones cuando quiera, sin permanencia forzada.
Planes
Un plan por tamaño de operación
Precios en pesos colombianos, mensuales, sin IVA. Incluyen montaje y acompañamiento.
Consultorio individual
Un profesional o un equipo pequeño, una sede.
$390.000 / mes
- Agente de IA en su número de WhatsApp
- Agenda de hasta 2 profesionales
- Cobro de anticipos por PayU
- Recordatorios automáticos
- Panel de indicadores
- Montaje y acompañamiento el primer mes
El más elegido
Centro médico u odontológico
De 2 a 10 profesionales, una o dos sedes.
$790.000 / mes
- Todo lo del plan individual
- Agenda de hasta 10 profesionales
- CRM con ciclos de control por servicio
- Recuperación de usuarios inasistentes
- Escalamiento a su equipo humano
- Reportes por profesional y especialidad
- Acompañamiento permanente
IPS o multi-sede
Varias sedes, equipos grandes, operación continua.
Desde $1.690.000 / mes
- Todo lo del plan centro médico
- Profesionales y sedes sin límite
- Enrutamiento por sede y especialidad
- Sala de Control para televisor
- Integración con su sistema actual
- Acuerdo de nivel de servicio y soporte prioritario
El costo de las conversaciones de WhatsApp lo cobra Meta directamente y se traslada sin recargo. Se lo mostramos discriminado en cada factura.
Preguntas frecuentes
Lo que todo el mundo pregunta antes de empezar
¿Necesito conocimientos técnicos?
No. Nosotros hacemos el montaje completo: conectamos el número, cargamos servicios, profesionales y horarios, y dejamos el agente respondiendo. Usted solo revisa y aprueba. Después, cambiar una tarifa o un horario se hace desde el panel, con la misma facilidad con que se edita un contacto en el celular.
¿Sirve con el número de WhatsApp que ya uso?
Sí, y es lo que recomendamos. Migramos su número actual a WhatsApp Business Platform conservando el historial. Sus usuarios siguen escribiendo al mismo número de siempre; lo único que cambia es que ahora siempre les responden.
¿Cómo cobra las citas?
El agente genera un enlace de pago de PayU dentro de la conversación. El usuario paga con tarjeta, PSE o Nequi, y la cita se confirma sola cuando entra el pago. Usted define si cobra un anticipo, una cuota o el valor completo, y puede tener una política distinta por servicio. El dinero llega a su cuenta de PayU, no pasa por nosotros.
¿Qué pasa si preguntan algo que el agente no sabe?
El agente reconoce el límite en lugar de inventar. Cuando la pregunta se sale de lo que tiene cargado —un asunto clínico, una queja delicada, una autorización—, avisa que va a pasar la conversación a una persona del equipo y la deja marcada en el panel para que alguien la retome. Nunca improvisa sobre lo que no le consta, y no da orientación clínica de ningún tipo.
¿Manejan información médica?
No. AgencIA Salud administra agenda, contacto y pagos: nombre, celular, documento, servicio, horario y estado del cobro. No pide diagnósticos, no guarda historia clínica y no reemplaza su software asistencial. Lo clínico se queda en el sistema donde ya está. Esa separación es deliberada y es parte del diseño del producto.
¿Funciona con citas por EPS o solo particulares?
El agente agenda y cobra servicios particulares de principio a fin. Para citas por convenio o EPS puede atender, informar requisitos, tomar los datos y dejar la solicitud radicada en el panel para que su equipo la gestione con las reglas de cada contrato. Lo que no hace es autorizar servicios ni consultar sistemas de aseguradoras.
¿Cómo se cuentan las conversaciones?
Meta cobra por ventana de conversación de 24 horas, no por mensaje. Alguien que escribe a las 8 p. m., agenda, paga y pregunta tres cosas más cuenta como una sola conversación. Ese costo lo traslada AgencIA sin recargo y se lo mostramos discriminado en la factura, junto al número de citas agendadas en el mismo periodo.
Su próxima cita se está agendando sola
Escríbale al agente demo como si fuera un usuario suyo. En treinta segundos entiende por qué funciona.
¿Prefiere que lo llamemos? Déjenos sus datos
Prefiero que me contacten
Déjenos tres datos y un asesor le escribe hoy mismo. No pedimos nada más.